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第五节数据管理和分析

§4-5-5 数据透视表

    前面介绍的分类汇总适合于按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果用户按多个字段进行分类并汇总，则用分类汇总就有困难了。Excel 为此提供了一个有力的工具--数据透视表来解决问题。
☆建立数据透视表
   如用户要统计各系男女生的人数，此时既要按系别分类，又要按性别分类，来看看用数据透视表如何来解决问题：

    (l）鼠标单击数据列表中任一单元格。
    (2）选择“数据”菜单的“数据透视表”命令，出现如图4．5．9所示“数据透视表向导--4步骤之 1”对话框。

图4．5．9 “数据透视表向导--4步骤之 “1”对话框。
　

(3)步骤1用于指定数据源，默认为“Microson Excel数据清单或数据库”；一般选择该项，单击“下一步”按钮，出现如图4．5．10所示“数据透视表向导-——步骤之 2”对话框.

图4．5．10 “数据透视表向导——步骤之 2”对话框
　

(4)步骤2用于选定数据区域，一般情况下它会选定整个列表，用户可键入修改或用鼠标在工作表中重新选定区域，单击“下一步”按钮，出现如4．5．11所示“数据透视表向导一一4步骤之3”对话框。
　

图4．5．11所示“数据透视表向导——步骤之3”对话框

(5) 步骤3决定数据透视表的布局，对话框右边列出列表的所有字段，要分类的字段可拖入行、列位置，并成为透视表的行、列标题。要汇总的字段拖入数据区，拖入页位置的字段将成为分页显示的依据。本例将“系别”字段拖曳到行位置， “性别”字段拖曳到列位置，数据区拖入的也是“性别”字段；单击“下一步”按钮，出现如图4．5.12所示“数据透视表--4步骤之4”对话框。

图4．5.12“数据透视表--4步骤之4”对话框

(6) 步骤4决定数据透视表的放置位置，选择“新建工作表”单选钮将数据透视表放置在工作薄新建的工作表中，并成为活动工作表。选择“现有工作表”则还须指定数据透视表在现有工作表放置的位置。选“新建工作表”，单击“完成”按钮，得到如图4．5．13所示数据透视表。

图4．5，13 数据透视表示例

拖入数据区的汇总对象如果是非数字型字段则默认为对其计数，如为数字型字段则默认为求和。

☆修改数据透视表
在创建好数据透视表时，Excel会自动打开一个“数据透视表”工具栏(如图4.5.14所示)。单击“视图”菜单的“工具栏”命令，在级联菜单中选择“数据透视表”命令可打开或关闭该工具栏。它可用于对数据透视表的修改。

1 数据透视表的布局
数据透视表的布局常常需要修改，透视表结构中行、列、页、数据字段都可能被更替、增加。比如出于某种需要，用户想总计出男女生的英语总分。此时须更改数据区的字段。

操作步骤如下：
先选择透视表中任一单元格再选择“数据”菜单的“数据透视表”命令，或选择快捷菜单的“ 向导”命令，也可直接单击“数据透视表”工具栏的“数据透视表向导”按钮，出4步骤之3”对话框；将“性别”字段拖曳移出数据区，将“物理”字段移入数据区；修改后的透视表仍在原工作表中。如图4.5.15所示。

图4.5.15 修改汇总字段后的数据透视表

在“数据透视表向导---4步骤之3”对话框中，将行、列、页、数据字段移出表示删除该字段。移入表示增加该字段。
当数据区汇总字段过多时，透视表会很庞大。数据查看不方便，此时可将某个分类字段放入分页字段中，Excel将为这个字段的每一项内容产生一个数据透视页面,如按系别分页，则每个系会有一个页面，通过分页字段右边的向下箭头可选择显示不同系的页面，如图4.5.16所示。

图4.5.16 分页数据透视表

  2 改变汇总方式
    不同类型的数据有不同的默认汇总方式。用户如果不想使用默认的汇总方式，可以改变为其它如均值、最大(小)值的汇总方式。比如前面曾对“英语”求和。现在想改为统计各系男女生的英语平均成绩。
    其操作步骤如下：
    先选择数据透视表的数据区所属单元格，如求和数据所在单元格；单击“数据透视表”工具栏的“数据透视表字段”按钮，出现如图4.5.17所示“数据透视表字段”对话框；从汇总方式列表框中选择“均值”，单击“确定”按钮即可。在数据透视表生成过程中的“数据透视表向导4步骤之3”对话框中，也可改变汇总方式，只须鼠标双击数据区中相应字段，即可出现“数据透视表字段”对话框，修改更方便。

   3 隐藏和显示数据
    数据透视表中有时为了查看数据的方便，用户可以将不同行、列字段的数据隐藏或显示出来。
    行、列字段的数据隐藏或显示操作相似，以行字段隐藏为例。假如要隐藏计算机系汇总数据，先单击透视表中“系别”或各系名单元格，单击工具栏的“数据透视表字段”按钮，出现“数据透视表字段”对话框，选定“隐藏项”中的“计算机”，单击“确定”。
    行字段数据的显示与隐藏操作相似,只须在出现的“数据透视表字段”对话框中再次单击“隐藏项”中的“计算机”，单击“确定”即可。
    在“数据透视表”工具栏中还有几个实用工具：如“数据组合”和“取消组”按钮，有时按行、列字段分类统计数据还不能满足要求，比如已按月份统计了两种产品的产量，现在还想统计两种产品上下半年的产量，就必须将月份字段的1-6和7-12各六项组合成一项后输出，此时再通过“隐藏／显示明细数据”即可汇总输出。如图4.5.18为将“环境”和“机械”、 “计算机”和“桥梁”分别组合后汇总输出的结果。又如“数据更新”按钮,有时源数据列表中数据有所变化，此时数据透视表并不随之变化。不过用户并不必重新生成透视表，单击“数据更新”按钮可修正透视表中的数据。

图4．5．18 系别字段组合后的数据透视表

利用数据透视表还可建立图表，过程与图表建立基本相同，不再介绍。