新建网页 1

第五节数据管理和分析

§4-5-4 分类汇总

☆有关概念：
    实际应用中分类汇总经常要用到，像仓库的库存管理，经常要统计各类产品的库存总量，商店的销售管理经常要统计各类商品的售出总量，它们共同的特点是首先要进行分类，将同类别数据放在一起，然后再进行数量求和之类的汇总运算。Excel 具有分类汇总功能，但并不局限于求和，也可以进行计数、求平均等其它运算。以下以求各系学生的英语平均成绩为例说明分类汇总功能：
☆操作步骤：
    1、首先进行分类，同系的同学记录放在一起，这可通过“系别”字段排序来实现。
    2、选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，出现如图4.5.7所示分类汇总对话框。

说明：
  “分类字段”表示按该字段进行分类，本例在列表框中选择“系别”。
  “汇总方式”表示要进行汇总的函数，如求和、计数、均值等，本例中选择“均值”。
“选定汇总项”表示用选定的汇总函数进行汇总的对象，本例中选定“化学”，并清除其余默认汇总对象。同一汇总方式可选定多个对象，对多个字段汇总。
“替换当前分类汇总”复选框选中表示将此次分类汇总结果替换已存在的分类汇总结果。

    3.单击“确定”按钮，得到分类汇总后的结果如图4．5.8所示。

图4.5．8求各系平均值的分类汇总结果

    如果对同一批数据想进行不同的汇总方式，如既想求各系英语平均分，又想对各系人数计数则可再次进行分类汇总，选择“计数”汇总方式，“姓名”为汇总对象，清除其余汇总对象，并在“分类汇总”对话框中取消“替换当前分类汇总”复选框，即可叠加多种分类汇总.
    在进行分类汇总时，Excel 会自动对列表中数据进行分级显示，在工作表窗口左边会出现分级显示区，列出一些分级显示符号，允许对数据的显示进行控制。
   在默认的情况下，数据会分三级显示，可以通过单击分级显示区上方的“ 123”三个按钮进行控制，单击“ 1”按钮，只显示列表中的列标题和总计结果；“ 2”按钮显示各个分类汇总结果和总计结果；“ 3”按钮显示所有的详细数据。
    “l”为最高级，“3”为最低级，分级显示区中有“＋”、“一”等分级显示符号。“＋”表示高一级向低一级展开数据，“一”表示低一级折叠为高一级数据，如“ 2”按钮下的“十”可展开该分类汇总结果所对应的各明细数据。“ l”按钮下的“一”则将“ 2”按钮显示内容折叠为只显示总计结果。当分类汇总方式不只一种时，按钮会多于3个。
   数据分级显示可以设置，选择“数据”菜单的“组及分级显示”命令，级联菜单中选择清除分级显示“可以清除分级显示区域”，选择“自动建立分级显示"则显示分级显示区域。
    取消分类汇总可选择“数据"菜单的“分类汇总"命令，在“分类汇总"对话框中选择全部删除“按钮。