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第五节数据管理和分析

§4-5-3 数据筛选

   当数据列表中记录非常多时，用户如果只对其中一部分数据感兴趣时，可以使用Excel的数据筛选功能，即将不感兴趣的记录暂时隐藏起来，只显示感兴趣的数据。

☆简单自动筛选
   如果只想看到全部女生的记录，操作步骤如下：
(1)鼠标单击数据列表中任一单元格；
(2)选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“自动筛选”命令；
(3)在每个列标题旁边将增加一个向下的筛选箭头，单击“性别”列的筛选箭头，选择下拉菜单中的   “女”，如图4.5.5所示，筛选结果只显示女生记录。其中含筛选条件的列旁边的筛选箭头变为蓝色。

图4．5．5 利用自动筛选功能进行简单筛选

筛选并不意味着删除不满足条件的记录，而只是暂时隐藏。如果想恢复被隐藏的记录，只须在筛选列的下拉菜单中选择“全部”即可。
☆自定义自动筛选
筛选的条件还可复杂一点，比如如果想看到总分在240到270之间学生记录。

操作步骤如下：
(1) 鼠标单击数据列表中任一单元格；
(2)选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“自动筛选”命令；
(3)单击“总分”列的筛选箭头，在下拉列表中选择“(自定义…)”，出现如图4．5．6所示“自定义自动筛选方式”对话框，在左边操作符下拉列表框中选择“大于”，在右边值列表框中输入240；
(4)选中“与”单选框钮，在下面的操作符列表框中选择“小于”，在值列表框中输入270，单击“确定” 按钮，可筛选出符合条件的记录。

图4．5．6 “自定义自动筛选方式”对话框

    筛选条件如果再复杂一点，想看到总分在240到270之间，高数成绩不低于85的女生记录，则在上述操作基础上再加上“高数”列的自定义排序条件“大于等于85”， “性别” 列简单自动筛选为“女” 即可。
    前面曾介绍过数据的排序，可对所有数据进行排序。如果只想看到如总分居前的五名同学，则可“自动筛选前10个”的功能，操作时在“总分”列的筛选下拉菜单中选择“(前10个…)”，在弹出对话框中选择“最大”，数字框中输入5即可显示总分最高的五条记录。
     如果想取消自动筛选功能，可选择“数据”菜单的“筛选”命令，在级联菜单中选择“自动筛选”命令，则所有列标题旁的筛选箭头消失，所有数据恢复显示。如选择级联菜单的”全部显示”，则数据恢复显示，但筛选箭头并不消失。