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第七节 邮件合并 |
| §3-7-3 创建数据源 |
| 现在，主文档己经建立，接下来创建数据源。数据源中的一个数据记录由不同类别的域组成，如录取通知单中的姓名、系、专业、报到时间等。数据源中的城名必须唯一，且最多只能有32个字符，可使用字母、汉字、数字、下划线，但不能有空格，第一个必须是字母或汉字。以下步骤来完成创建数据源的工作： （1）选择“工具”菜单的“邮件合并”命令，显示“邮件合并帮助器”对话框； （2）单击“数据源”下的“获取数据”按钮，显示用户可以选择的数据源选项列表； （3）从列表中选择“建立数据源”,显示其对话框，在“域名行中的域名”框预先提供了许多可供选择的城名。用户可根据对话框提示，选中不要的域，单击“删除域名”命令按钮，进行已有域的删除；也可在“域名”文本框输入要添加的城，单击“添加域名”命令按钮增添一些自己所需的域名。在本例中保留系统提供的姓名域名,删除系统提供的其余域名，增添系、专业、日期三个域； （4）域建立完成后,单击“确定”按钮。Word将显示出“保存数据源”对话框，用户可存储该数据源,比如在“文件名”框中输入。c:\word.doc，按“确定”按钮，显示出这个数据源中尚未有记录。 （5）单击“编辑数据源”按钮,显示“数据表单”对话框，Word把用户建立的数据源的域放入一个表格中； （6）使用Tab键可方便地在每个数据域中输入数据，输完一条记录后，可单击“新增”按钮输入下一条记录，全部输完，单击“确定”按钮；单击“还原”按钮，则将该记录还原成空白；单击“删除”按钮，则删除该记录。利用对话框的最后一行“记录类型”可快速地定位到用户所需的记录。 注意：创建数据源可不必通过上面的（3)～(6)步骤，最方便的方法是直接利用Word建立仅有一张表格的文档存盘：然后在上述(3)步骤将选择“建立数据源”改为“打开数据源”即可。
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