第三节  文档的排版

§3-3-2 段落的格式化
    段落的排版是指整个段落的外观，包括段缩进、对齐、行间距和段间距等。 Word中“段落”是文本、图形、对象或其他项目等的集合，后面跟有一个段落标记即一个回车符。要显示或隐藏段落标记符，选择“常用”工具栏的“显示/隐藏”按钮。
    在以下对段落的排版操作中，希望读者记住一个共同的操作规律：如果对一个段落操作，只需在操作前将插入点置于段落中即可。 倘若是对几个段落操作，首先应当选定这几个段落，再进行各种段落排版操作。
☆文本的对齐
    在文档中对齐文本可以使文本更容易阅读和清晰。在“格式”工具栏中设置了四个对齐按钮：
    “两端对齐”：使正文沿页的左、右页边距对齐，word自动调整每一行的空格；
    ·“居中”：正文居中，一般用于标题或表格内的内容居中对齐：
    ·“右对齐”：使正文向右对齐；
    ·“分散对齐”：使正文沿页的左、右页边距在一行中均匀分布。
    注意：“两端对齐”与“分散对齐”对于英文文本，前者以单词为单位，自动调整单词间空格的大小；而后者以字符为单位，均匀地分布。对于中文文本,除每个段落的最后一行外,效果相似；而在最后一行，前者实质效果是左对齐，后者能左、右均匀对齐。
    对于对齐的操作也可以使用“格式”菜单中的段落“命令”。
☆文本的缩进
    对于一般的文档段落都规定首行缩进两个汉字； 为了强调某些段落，有时候适当进行缩进。Word提供了多种段落缩进的方法：使用格式栏中的按钮、使用标尺、使用段落对话框等。最快的是使用标尺。以下分别介绍。
    注意：最好不要用Tab键或空格键来设置文本的缩进， 也不要在每行的结尾处使用Enter键，因为这样做，打印的文章很可能对不齐。
    （1）使用标尺
    在Word窗口中，有一个标尺栏，通过“查看”菜单中的“标尺”命令可使标尺栏显示或隐藏。在“标尺”命令前有选择标记“√”，则在窗口中显示标尺，反之为隐藏。标尺显示上面有四个缩进标记：
    ·“首行缩进”：拖动该标记，控制段落中第一行第一个字的起始位置。
    ·“悬挂缩进”：拖动该标记，控制段落中首行以外的其他行的起始位置。
    ·“左缩进”：拖动该标记，控制段落左边界缩进的位置。
    ·“右缩进”：拖动该标记，控制段落右边界缩进的位置。
    利用标尺缩进段落的操作方法，首先选择欲进行缩进的段，然后将相应的缩进标记拖动到合适位置，使被选择的段或当前插入点所在的段随缩进标记伸缩重新排版。
    （2）使用“格式”工具栏
    “格式”工具栏上的缩进按钮能很快地设置一个或多个段落的首行缩进格式。 每次单击“增加缩进量”按钮，所选段落将右移一个汉字；同样每次单击“减少缩进量”按钮，所选段落将左移一个汉字。
☆行间距、段间距
    使用“格式”菜单上的“段落”命令可以调整段落的行间距、段间距等，也可以完成上述对齐、缩进等段落排版操作。
    从“格式”菜单中选择“段落”命令， 此时屏幕显示“段落”对话框。 在对话框中选择“缩进行间距”标签。其中：


图3-3-2-1 “段落”对话框

    ·“对齐方式”栏：与对齐按钮起的作用相同。
    ·“缩进”栏：以精确值设置段落缩进，与标尺缩进和缩进按钮效果相同。
    ·“间距”栏：调整段落中的行距和段落间距。
    ·“预览”框：显示排版效果。
    说明：“间距”框有段间距和行距。段间距用于段落之间加大间距，有“段前”和“段后   ”的磅值设置，使得文档显示更清晰。行距用于控制每行之间的间距，有“最小值”、“固定值”、“多倍行距”等选项。用得最多的是“最小值”选项，其默认值为15.6磅，当文本高度超出该值时，Word自动调整高度以容纳较大字体。“固定值”选项，可指定一个行距值，当文本高度超出该值，则该行的文本不能完全显示出来。
☆制表符
    有许多不是从边界开始的文本或要制作简易的表格,使用Tab键就显得重要和简单了。每按一次Tab，就插入一个制表符，其宽度Word默认为0.75cm，该值可由用户设置。也可以使用标尺或“制表位”命令设置制表符。
    在Word中，制表符有4种对齐方式，即左对齐、居中、右对齐、小数点对齐。
    设置制表符的步骤如下：
    （1）选定要设置制表符的段落；也可以是一个新段落，设置好制表符后再输入；
    （2）单击水平标尺最左侧的“制表符对齐方式”按钮，用鼠标逐次单击它，将在4种类型之间切换；
    （3）在标尺对应位置上单击所设置的制表符。
    以后在输入文本时，可按Tab键使插入点达到所需的位置，每行结束接回车键。
    设置制表符还可以通过“格式”菜单中的“制表位”命令实现。用标尺设置的制表符通过“制表符”对话框显示各制表符的位置。


图3-3-2-2 “制表符”对话框

☆首字下沉
    在报刊文章中，经常看到文章的第一个段落的第一个字都使用“首字下沉”的方式来表现,其目的就是希望引起读者的注意，并由该字开始阅读。建立“首字下沉”方法如下：
    （1）先将插入点定位在要设定成“首字下沉”的段落中；
    （2）选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令；
    （3）按照自己的需要选择“下沉”或“悬挂”位置,还为首字设置字体、下沉的行数及与正文的距离。设置完成后单击“确定”按钮。


图3-3-2-3 “首字下沉”对话框

    如果要去除已有的首字下沉， 操作方法跟建立“首字下沉”方法相同， 只要在对话框的“位置”选项中选择“无”即可。
☆添加边框和底纹
    Word提供了为文档中的段落或表格添加边框和底纹的功能。
    （1）添加边框
    选定要添加边框的内容，或把插入点定位到所在的段落处；选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，屏幕显示该对话框，单击“边框”标签：
    “设置”框：选择预设置的边框形式，要取消边框线选择“无”；
    “线型”、“颜色”、“宽度”列表框：框线的外观效果；
    “预览”框：显示设置后的效果，也可以单击某边改变该边的框线设置。


图3-3-2-4 “边框”对话框

    注意：在为段落设置边框时，Word会在该段落的左缩进与右缩进间添加边框。若希望边框窄一些，可以调整该段的左右缩进，以满足用户的需要；对于边框线和框内文本的距离，可通过“选项”按钮来设置。
    （2）添加底纹
    添加底纹的目的是为了使内容更加醒目突出。与给段落添加底纹与添加边框一样，是从段落的左缩进延伸到右缩进。


图3-3-2-5 “底纹”对话框

    选定要添加底纹的段落，或把插人点定位到所在的段落处；选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，在该对话框中单击“底纹”标签，其中：
    “填充”框：底纹的颜色，即背景色。
    “样式”列表框：底纹的样式，即底纹的百分比和图案。
    “颜色”列表框：选择底纹内填充点的颜色，即前景色。
    在Word 2002中，还增加了“页面边框”标签，用于给页面加边框。“页面边框”标签对话框与“边框”标签对话框相似，仅增加了“艺术型”列表框，使页面边框更丰富多彩。

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